Pide una ficha técnica a diez productores y recibirás diez PDF preciosos. Pregunta a diez importadores qué hacen con ellos y la respuesta es siempre la misma: los abren, copian cuatro valores en su propio sistema y te escriben un correo por los seis que faltaban.
El desajuste es estructural. Las fichas técnicas se diseñan como piezas de marketing y se usan como fuentes de datos. Si construyes la tuya para el segundo trabajo, el primero sigue funcionando — y los correos de seguimiento se acaban.
Qué extrae realmente un importador
Observa el copiar y pegar y aparece un patrón. Los compradores desmontan la ficha en cuatro bloques, y solo uno de ellos es aquel en el que los productores invierten su tiempo.
1. Identidad
El nombre tal y como aparecerá en una lista de precios, el productor, la denominación o indicación geográfica, la añada, el color y el estilo, y las variedades con sus porcentajes. Los porcentajes importan más de lo que parece: varios mercados exigen la composición del coupage para dar de alta la referencia, y «mayoritariamente Touriga Nacional» no es un porcentaje.
2. Análisis
Alcohol con un decimal, acidez total, pH, azúcar residual, SO₂ total y, para algunos mercados, acidez volátil. Son las cifras que acaban en la documentación aduanera y en las bases de datos del retail, y son específicas del vino y del embotellado, no de la marca.
Redondéalas como las redondea la etiqueta. Si la etiqueta dice 13,5 % vol y la ficha dice 13,42 %, alguien tendrá que decidir cuál teclea, y te lo preguntará.
3. Logística
Es el bloque que falta más a menudo y el que deja parada un alta:
- formato de botella y volumen de llenado;
- tipo de cierre;
- peso de la botella — cada vez más solicitado por sí solo, por las obligaciones de reporte de envases;
- configuración de caja: botellas por caja, dimensiones y peso de la caja;
- configuración de palé: cajas por capa, capas por palé, botellas totales;
- EAN o GTIN por botella, y por caja si lo tienes;
- código aduanero (HS / Taric).
Nada de esto es lucido, y todo ello hace falta antes de poder ofertar, enviar o poner en lineal un vino.
4. Relato
Viñedo, suelos, rendimientos, notas de vendimia, vinificación, crianza, nota de cata, premios, maridaje. La parte que casi todos los productores escriben primero. Vende el vino a los clientes del comprador — pero el comprador no puede dar de alta el vino con eso.
Los tres fallos que generan más correo
La añada vive solo en el nombre del archivo.
FichaTecnica_Reserva_2022_FINAL_v3.pdf se renombra al entrar en la carpeta
compartida de alguien, y ya tienes una ficha analítica sin año en la página. Pon
la añada dentro del documento, arriba, junto al nombre.
El alcohol de la ficha y el de la etiqueta no coinciden. Normalmente porque la ficha se escribió con el análisis previo al embotellado y la etiqueta se imprimió con el definitivo. El importador tiene que conciliar dos cifras con aspecto oficial, y la única forma de hacerlo es preguntarte.
Una ficha, varios embotellados. Un vino embotellado en 0,75, magnum y bag-in-box son tres juegos de datos logísticos detrás de un solo juego de valores analíticos. Las fichas que intentan cubrir los tres en una nota al pie se leen mal. O le das a cada formato su propia ficha, o haces que la tabla de formatos sea inequívoca.
El idioma es un problema de datos, no de traducción
Un importador en Italia quiere la ficha en italiano. Uno en Francia la quiere en francés. La mayoría de los productores lo resuelve con una carpeta de PDF traducidos, que funciona exactamente hasta que se revisa un análisis — momento en el que hay que editar cuatro documentos y, en la práctica, se editan dos.
Los valores en sí no necesitan traducción. 13,5 % vol, 5,8 g/L, pH 3,42
son iguales en todos los idiomas. Lo que hay que traducir son las etiquetas que
los rodean y el bloque de relato. Ese es un argumento sólido para mantener la
ficha como datos estructurados con una capa de traducción encima, en lugar de
como cuatro documentos independientes que resulta que están relacionados.
Genera la ficha, no la mantengas
La versión de tu ficha del Reserva que hay en la bandeja de un importador es una foto del día en que se la enviaste. Si la ficha es un archivo que editas, cada corrección es un reenvío y la esperanza de que usen el nuevo.
Si la ficha se genera desde el registro de producto, la corrección ocurre en un solo sitio y toda exportación futura sale bien. Mejor aún: un comprador con acceso al registro no necesita el PDF en absoluto — lee los valores actuales, y la pregunta de qué versión tiene deja de existir.
Ese es el planteamiento detrás de las fichas de producto en Drinksbase: un registro por vino y añada que recoge identidad, análisis, logística y relato, y del que se derivan el PDF, la página del e-label y la entrada del catálogo. Nos uses o no, el principio se sostiene. Una ficha técnica debería ser una vista de tus datos, no una copia de ellos.
Una lista con la que contrastar tus fichas
- Nombre del vino, productor, denominación, añada y color, todo en la página.
- Variedades con porcentajes que sumen 100.
- Alcohol, acidez total, pH, azúcar residual, SO₂ total — coherentes con la etiqueta.
- Formato de botella, cierre, peso de la botella.
- Configuración de caja y palé, con cantidades y dimensiones.
- EAN por botella, y por caja si procede.
- Código aduanero.
- Información de alérgenos e ingredientes, o un enlace al e-label que la recoge.
- Una nota de cata que parezca escrita por una persona.
- Una fecha o una versión en el documento, para que una copia antigua se identifique como antigua.
