Hay un momento concreto en el que un vino deja de ser un vino y pasa a ser una fila de una base de datos. Ocurre del lado del importador, normalmente en una hoja de cálculo, normalmente semanas después de tu cata y normalmente mientras tiene abiertas en pestañas contiguas las listas de otros cuatro productores.
Todo en tu lista de precios ayuda a ese momento o se interpone en él. La mayoría de las listas de precios se interponen.
Qué le pasa al archivo que envías
El trabajo del comprador es convertir tu documento en filas de su ERP o de su hoja de oferta. Cada fila necesita una referencia, un nombre, un formato, un precio, una moneda y una condición de entrega, y su sistema rechazará la fila si falta alguna.
Así que lee tu PDF, teclea lo que puede y empieza una lista de preguntas. Cada pregunta es un ciclo de responder y esperar de un día o dos. Cuatro preguntas son una semana, y una semana basta para que un productor competidor cuya lista cargó limpia se lleve el hueco en el lineal.
El objetivo no es un documento más bonito. Es un documento que sobreviva a ser convertido en datos.
Una fila por unidad vendible
El arreglo estructural más importante con diferencia. Lo que se vende no es un «vino»: es un formato de un vino de una añada. Si tu Reserva existe en 0,75 y en magnum, son dos filas, con dos precios, dos EAN y dos configuraciones de caja.
Las listas que dan una fila por vino y meten los formatos en una nota son las que generan más idas y venidas, porque el comprador tiene que inventarse las filas que faltan y adivinar los datos que faltan.
Los campos sin los que un comprador no puede avanzar
- Tu referencia de producto. Un código estable que sea tuyo y que no cambie cuando se rediseñe el nombre. Es como tú y el comprador os referiréis al mismo vino dentro de dos años.
- Nombre completo y añada, escritos exactamente como en la etiqueta — no la abreviatura interna que usa tu equipo.
- Formato, como volumen en mililitros o litros, no «estándar».
- EAN de la botella, y de la caja si lo tienes.
- Precio, por botella o por caja, y di explícitamente cuál de los dos.
- Moneda, escrita. Un
12,50a secas es una adivinanza. - Incoterm y lugar — EXW en tu bodega y DAP en su almacén son ofertas muy distintas, y una lista sin esto invita a una comparación equivocada.
- Pedido mínimo, si lo tienes.
- Periodo de validez. Fechas, no «actual».
- Código aduanero, que le ahorra una búsqueda que si no acabará preguntándote.
Añade la disponibilidad si puedes: las botellas que realmente tienes. Los compradores planifican en torno al cupo, y una lista que incluye en silencio un vino agotado cuesta más buena voluntad que una línea vacía.
Los hábitos de formato que hacen una lista imposible de cargar
Celdas combinadas. Una celda combinada es una decisión visual que destruye la estructura de filas. Queda ordenada y hace fallar una importación.
Precios como texto. € 12,50 /bot en una sola celda hay que limpiarlo antes
de poder sumarlo. Pon el número en su propia columna y la moneda en la cabecera.
Un bloque de cabecera decorativo. Cinco filas de logo y dirección encima de la tabla significan que los nombres de columna no están en la fila uno. Entonces la herramienta de importación de cada comprador necesita ayuda manual.
Dos nombres para el mismo vino. La lista dice Reserva Tinto, la ficha técnica dice Reserva Red, la etiqueta dice Reserva. Tres nombres son tres filas en la base de datos de alguien, y acabará siendo tu problema de conciliación.
Notas que llevan lógica de precios. «10 % de descuento a partir de 300 botellas, en bodega, excepto países nórdicos» va en una columna estructurada o en un acuerdo aparte, no en una nota al pie que se pierde camino del ERP.
Por mercado, no por planeta
Los productores suelen intentar escribir una lista que cubra todos los mercados, sostenida con notas al pie. Nunca sobrevive al contacto con un comprador, porque al comprador solo le importa su propia línea — y en las notas al pie es exactamente donde se esconden los errores.
Una lista por mercado, generada a partir de los mismos datos de producto, son más archivos pero mucho menos riesgo: un importador francés ve EUR y su incoterm, un comprador británico ve GBP y el suyo, y nadie tiene que averiguar qué nota al pie le aplica.
El problema de versiones que ningún adjunto resuelve
Una lista de precios es una foto fija. En cuanto sale de tu bandeja empieza a envejecer, y no tienes ni idea de qué copia está citando cada cual. Los productores con una docena de compradores activos suelen tener una docena de verdades distintas en circulación y ninguna forma de saber cuál es cuál.
Solo hay dos respuestas reales. O tu lista lleva un periodo de validez firme y la reenvías cuando caduca — la versión disciplinada —, o el comprador lee una lista que tú mantienes al día, y la pregunta de qué copia tiene no llega a plantearse.
Para lo segundo existe Drinksbase Connect: tú mantienes los datos de producto y los precios, compartes una lista con un importador concreto, y lo que él ve es lo que vendes ahora mismo al precio que cobras ahora mismo. Cuando cambias un precio, su copia cambia con él, porque no hay copia.
Antes de mandar la siguiente
- Una fila por unidad vendible — vino, añada, formato.
- Una referencia de producto estable en la primera columna.
- Moneda, incoterm y validez indicados explícitamente, no implícitos.
- Números en celdas numéricas; sin celdas combinadas; nombres de columna en la fila uno.
- Nombres que coincidan con la etiqueta y con tus fichas técnicas.
- Una lista por mercado, no una lista con notas al pie.
- Una persona de contacto para dudas — y la expectativa de que habrá menos.
