Votre tarif est un tableur, et cela vous coûte des référencements

Il existe un moment précis où un vin cesse d’être un vin et devient une ligne de base de données. Cela se passe côté importateur, généralement dans un tableur, généralement des semaines après votre dégustation, et généralement avec les tarifs de quatre autres producteurs ouverts dans les onglets voisins.

Tout, dans votre tarif, sert ce moment ou l’entrave. La plupart des tarifs l’entravent.

Ce qu’il advient du fichier que vous envoyez

Le travail de l’acheteur consiste à transformer votre document en lignes dans son ERP ou son offre. Chaque ligne réclame une référence, un nom, un format, un prix, une devise et une condition de livraison, et son système refuse la ligne dès que l’un manque.

Il lit donc votre PDF, ressaisit ce qu’il peut, et commence une liste de questions. Chaque question est un cycle de réponse et d’attente d’un ou deux jours. Quatre questions font une semaine, et une semaine suffit pour qu’un producteur concurrent, dont le tarif s’est chargé proprement, prenne le linéaire.

L’objectif n’est pas un document plus joli. C’est un document qui survit à sa transformation en données.

Une ligne par unité vendable

C’est la correction structurelle la plus rentable. Ce qui se vend n’est pas un « vin » — c’est un format d’un vin d’un millésime. Si votre Réserve existe en 0,75 et en magnum, cela fait deux lignes, avec deux prix, deux EAN et deux configurations de carton.

Les tarifs qui donnent une ligne par vin et renvoient les formats en note sont ceux qui génèrent le plus d’allers-retours, parce que l’acheteur doit inventer les lignes manquantes et deviner les données absentes.

Les champs sans lesquels l’acheteur n’avance pas

• Votre référence produit. Un code stable, qui vous appartient et ne change pas quand le nom est redessiné. C’est ainsi que vous et l’acheteur parlerez du même vin dans deux ans.
• Nom complet et millésime, orthographiés exactement comme sur l’étiquette — pas l’abréviation interne de votre équipe.
• Format, en volume, en millilitres ou en litres, pas « standard ».
• EAN de la bouteille et, s’il existe, du carton.
• Prix, à la bouteille ou au carton, en le disant explicitement.
• Devise, écrite. Un 12,50 seul est une supposition.
• Incoterm et lieu — EXW votre chai et DAP leur entrepôt sont deux offres très différentes, et un tarif muet là-dessus invite à une comparaison fausse.
• Quantité minimale de commande, si vous en avez une.
• Période de validité. Des dates, pas « en vigueur ».
• Code douanier, qui leur épargne une recherche qu’ils vous demanderont sinon.

Ajoutez la disponibilité si vous le pouvez — le nombre de bouteilles réellement en stock. Les acheteurs raisonnent en allocation, et un tarif qui laisse tranquillement passer un vin épuisé coûte plus de crédit qu’une ligne vide.

Les habitudes de mise en forme qui rendent un tarif inchargeable

Les cellules fusionnées. Une fusion est une décision visuelle qui détruit la structure en lignes. Cela paraît net et cela fait échouer un import.

Les prix en texte. 12,50 € /bt dans une seule cellule doit être nettoyé avant de pouvoir être additionné. Mettez le nombre dans sa colonne et la devise dans l’en-tête.

Un bloc d’en-tête décoratif. Cinq lignes de logo et d’adresse au-dessus du tableau, et les noms de colonnes ne sont plus en ligne un. L’outil d’import de chaque acheteur réclame alors une intervention manuelle.

Deux noms pour le même vin. Le tarif dit Réserve Rouge, la fiche technique dit Reserva Red, l’étiquette dit Réserve. Trois noms font trois lignes dans la base de quelqu’un, et la réconciliation finira par être votre problème.

Des notes qui portent la logique tarifaire. « Remise de 10 % au-delà de 300 bouteilles, départ cave, hors pays nordiques » a sa place dans une colonne structurée ou dans un accord distinct, pas dans une note de bas de page qui se perd en route vers l’ERP.

Par marché, pas par planète

Les producteurs tentent souvent d’écrire un tarif unique couvrant tous les marchés, tenu par des notes. Il ne survit jamais au contact d’un acheteur, parce que l’acheteur ne s’intéresse qu’à sa propre ligne — et que les notes sont précisément là où se cachent les erreurs.

Un tarif par marché, généré à partir des mêmes données produit, fait plus de fichiers mais beaucoup moins de risque : un importateur français voit l’EUR et son incoterm, un acheteur britannique voit la GBP et le sien, et personne n’a à démêler quelle note le concerne.

Le problème de versions qu’aucune pièce jointe ne règle

Un tarif est un instantané. Dès qu’il quitte votre messagerie il commence à vieillir, et vous ignorez quelle copie chacun cite. Un producteur avec une douzaine d’acheteurs actifs a en général une douzaine de versions de la vérité en circulation et aucun moyen de les distinguer.

Il n’y a que deux vraies réponses. Soit votre tarif porte une validité ferme et vous le renvoyez à échéance — la version disciplinée — soit l’acheteur consulte un tarif que vous tenez à jour, et la question de la copie qu’il détient ne se pose jamais.

La seconde est la raison d’être de Drinksbase Connect : vous tenez les données produit et les prix, vous partagez un tarif avec un importateur précis, et ce qu’il voit est ce que vous vendez aujourd’hui au prix d’aujourd’hui. Quand vous changez un prix, sa copie change avec — parce qu’il n’y a pas de copie.

Avant d’envoyer le prochain

• Une ligne par unité vendable — vin, millésime, format.
• Une référence produit stable en première colonne.
• Devise, incoterm et validité énoncés, pas sous-entendus.
• Des nombres dans des cellules numériques ; aucune fusion ; les noms de colonnes en ligne un.
• Des noms conformes à l’étiquette et à vos fiches techniques.
• Un tarif par marché, pas un tarif à notes.
• Un contact nommé pour les questions — et l’espoir qu’il y en aura moins.