Ihre Preisliste ist eine Tabelle — und das kostet Sie Listungen

Es gibt einen bestimmten Moment, in dem ein Wein aufhört, ein Wein zu sein, und zu einer Zeile in einer Datenbank wird. Er passiert auf der Seite des Importeurs, meist in einer Tabelle, meist Wochen nach Ihrer Verkostung und meist während vier weitere Erzeugerlisten in Nachbartabs geöffnet sind.

Alles an Ihrer Preisliste hilft diesem Moment oder steht ihm im Weg. Die meisten Preislisten stehen ihm im Weg.

Was mit der Datei passiert, die Sie schicken

Die Aufgabe des Einkäufers ist es, Ihr Dokument in Zeilen seines ERP oder seiner Angebotsliste zu verwandeln. Jede Zeile braucht eine Referenz, einen Namen, ein Format, einen Preis, eine Währung und eine Lieferbedingung — und sein System verweigert die Zeile, wenn eines davon fehlt.

Also liest er Ihr PDF, tippt ab, was er kann, und beginnt eine Liste mit Fragen. Jede Frage ist ein Zyklus aus Antworten und Warten von ein bis zwei Tagen. Vier Fragen sind eine Woche, und eine Woche reicht, damit ein Mitbewerber, dessen Liste sauber geladen hat, den Regalplatz bekommt.

Das Ziel ist kein hübscheres Dokument. Es ist ein Dokument, das es übersteht, in Daten verwandelt zu werden.

Eine Zeile je verkaufsfähiger Einheit

Die mit Abstand wichtigste strukturelle Änderung. Verkauft wird nicht ein „Wein" — verkauft wird ein Format eines Weins eines Jahrgangs. Wenn es Ihren Reserva in 0,75 und in Magnum gibt, sind das zwei Zeilen, mit zwei Preisen, zwei EANs und zwei Kartonkonfigurationen.

Listen, die eine Zeile je Wein vorsehen und Formate in eine Anmerkung packen, erzeugen das meiste Hin und Her, weil der Einkäufer die fehlenden Zeilen erfinden und die fehlenden Daten erraten muss.

Die Felder, ohne die ein Einkäufer nicht weiterkommt

• Ihre Produktreferenz. Ein stabiler Code, der Ihnen gehört und sich nicht ändert, wenn der Name neu gestaltet wird. So werden Sie und der Einkäufer in zwei Jahren denselben Wein meinen.
• Vollständiger Name und Jahrgang, genau so geschrieben wie auf dem Etikett — nicht das interne Kürzel Ihres Teams.
• Format, als Volumen in Milliliter oder Liter, nicht „Standard".
• EAN für die Flasche, und für den Karton, falls vorhanden.
• Preis, je Flasche oder je Karton — und ausdrücklich, welches von beidem.
• Währung, ausgeschrieben. Ein nacktes 12,50 ist Raten.
• Incoterm und Ort — EXW ab Ihrem Keller und DAP an ihr Lager sind sehr verschiedene Angebote, und eine Liste ohne diese Angabe lädt zum falschen Vergleich ein.
• Mindestbestellmenge, falls Sie eine haben.
• Gültigkeitszeitraum. Daten, nicht „aktuell".
• Zollcode, was ihm eine Recherche erspart, nach der er sonst fragt.

Ergänzen Sie die Verfügbarkeit, wenn Sie können — die Zahl der Flaschen, die Sie tatsächlich haben. Einkäufer planen entlang der Zuteilung, und eine Liste, die stillschweigend einen ausverkauften Wein enthält, kostet mehr Wohlwollen als eine leere Zeile.

Die Formatgewohnheiten, die eine Liste unladbar machen

Verbundene Zellen. Eine verbundene Zelle ist eine optische Entscheidung, die die Zeilenstruktur zerstört. Sie sieht ordentlich aus und lässt einen Import scheitern.

Preise als Text. € 12,50 /Fl. in einer einzigen Zelle muss bereinigt werden, bevor es sich summieren lässt. Setzen Sie die Zahl in eine eigene Spalte und die Währung in die Kopfzeile.

Ein dekorativer Kopfbereich. Fünf Zeilen Logo und Anschrift über der Tabelle bedeuten, dass die Spaltennamen nicht in Zeile eins stehen. Dann braucht das Import-Werkzeug jedes Einkäufers Handarbeit.

Zwei Namen für denselben Wein. Die Liste sagt Reserva Tinto, das Datenblatt sagt Reserva Red, das Etikett sagt Reserva. Drei Namen sind drei Zeilen in irgendeiner Datenbank, und irgendwann wird es Ihr Abgleichproblem.

Anmerkungen, die Preislogik tragen. „10 % Rabatt ab 300 Flaschen, ab Keller, ohne Nordeuropa" gehört in eine strukturierte Spalte oder eine eigene Vereinbarung, nicht in eine Fußnote, die auf dem Weg ins ERP verloren geht.

Je Markt, nicht je Planet

Erzeuger versuchen oft, eine Liste für alle Märkte zu schreiben, zusammengehalten von Fußnoten. Sie übersteht den Kontakt mit einem Einkäufer nie, weil den nur seine eigene Zeile interessiert — und in den Fußnoten verstecken sich genau die Fehler.

Eine Liste je Markt, erzeugt aus denselben zugrunde liegenden Produktdaten, sind mehr Dateien, aber deutlich weniger Risiko: Ein französischer Importeur sieht EUR und seinen Incoterm, ein britischer Einkäufer sieht GBP und seinen, und niemand muss herausfinden, welche Fußnote für ihn gilt.

Das Versionsproblem, das kein Anhang löst

Eine Preisliste ist eine Momentaufnahme. In dem Moment, in dem sie Ihren Postausgang verlässt, beginnt sie zu altern, und Sie wissen nicht, aus welcher Kopie jemand zitiert. Erzeuger mit einem Dutzend aktiver Einkäufer haben meist ein Dutzend verschiedener Wahrheiten im Umlauf und keine Möglichkeit, auseinanderzuhalten, welche gilt.

Es gibt nur zwei echte Antworten. Entweder trägt Ihre Liste einen harten Gültigkeitszeitraum und Sie schicken bei Ablauf neu — die disziplinierte Variante — oder der Einkäufer liest eine Liste, die Sie aktuell halten, und die Frage, welche Kopie er hat, stellt sich nie.

Für das Zweite gibt es Drinksbase Connect: Sie pflegen Produktdaten und Preise, Sie teilen eine Liste mit einem bestimmten Importeur, und was er sieht, ist das, was Sie derzeit zu welchem Preis verkaufen. Ändern Sie einen Preis, ändert sich seine Kopie mit — weil es keine Kopie gibt.

Bevor Sie die nächste verschicken

• Eine Zeile je verkaufsfähiger Einheit — Wein, Jahrgang, Format.
• Eine stabile Produktreferenz in der ersten Spalte.
• Währung, Incoterm und Gültigkeit ausdrücklich genannt, nicht unterstellt.
• Zahlen in Zahlenzellen; keine verbundenen Zellen; Spaltennamen in Zeile eins.
• Namen, die zum Etikett und zu Ihren Datenblättern passen.
• Eine Liste je Markt, nicht eine Liste mit Fußnoten.
• Ein namentlicher Ansprechpartner für Rückfragen — und die Erwartung, dass es weniger davon gibt.